Kamus Pemetaan Aktivitas - Tipe A & Tipe B

Edisi Penutup E-Learning HR Contact : Contoh Soal dan Jawaban Rekap Nilai (RN)

Saya mengucapkan banyak terima kasih atas diskusi dan pertanyaan dari HR Contact, yang memberikan semangat kepada saya untuk menyempurnakan edisi penutup e-learning HR Contact ini.

Berikut ini ditampilkan format Rekap Nilai (RN) Bulanan yang harus dibuat oleh HR Contact pada setiap akhir bulan (dan dikirimkan lewat e-mail ke HRD paling lambat tanggal 5 setiap bulannya). Jadi, Rekap Nilai (RN) Bulanan yang pertama kali adalah untuk periode 1- 31 Januari 2014, dan sudah harus dikirim lewat e-mail paling lambat tanggal 5 Februari 2014. Kegiatan membuat Rekap Nilai (RN) Bulanan ini merupakan salah satu hal yang dinilai dalam "Performance Appraisal" HR Contact pada setiap BPR oleh HRD selaku konsultan sistem "modernisasi & pengembangan manajemen sumber daya manusia" di BPR Restu Group.

Dengan demikian Rekap Nilai (RN) Bulanan yang dikerjakan oleh HR Contact adalah hanya satu lembar saja. 

-----o0o-----

Catatan kaki :

Untuk dapat mengisikan poin-poin tersebut di atas, perlu dipelajari tabel di bawah ini, yaitu tentang poin-poin untuk L-2, L-3, L-4, dan L-5. Perhatikan bahwa poin dalam hal Produktivitas meliputi 70% dari total poin, dan hal ini diperoleh karyawan sesuai Kriteria Penilaian (KP) yang tertulis dalam Form Anajab masing-masing. Sedangkan poin dalam hal Integritas dan Kompetensi (plus "Kepemimpinan dan Berpikir Analitis" untuk L-3 atau "Kepemimpinan, Berpikir Analistis, dan Berpikir Strategis" untuk L-2) hanya meliputi 30% saja dari total poin.

Predikat / klasifikasi karyawan, apakah dia termasuk Kader (karyawan unggulan), atau termasuk Crew (karyawan biasa), atau termasuk Pantauan (karyawan yang harus dipantau karena "performance"-nya cenderung "kelas bawah") ditentukan dengan menggunakan tabel di bawah ini.

Pada bagian di atas sudah dijelaskan bahwa untuk menentukan poin "Produktivitas" yang meliputi 70% total poin yang didapat seorang karyawan, digunakan Kriteria Penilaian (KP) yang ditulis oleh HR Contact dalam Form Anajab setiap karyawan (sesuai arahan & keputusan dari Direksi BPR).

Lalu, bagaimana mengisi poin untuk bagian yang "Non Produktivitas" yang meliputi 30% dari total poin yang didapat seorang karyawan ? Untuk keperluan ini, digunakan tabel tersebut di bawah ini, yang berisi tentang poin "Integritas" dan "Kompetensi".

Masih tentang poin dalam bidang "Non Produktivitas", khusus untuk L-3 ada poin tentang "Kepemimpinan & Berpikir Analitis", sedangkan untuk L-2 ada poin tentang "Kepemimpinan, Berpikir Analitis, dan Berpikir Strategis". Untuk keperluan ini, digunakan tabel di bawah ini, yang sumbernya diambil dari Kamus Kompetensi "Spencer & Spencer".

Demikianlah telah dijelaskan tentang Rekap Nilai (RN) Bulanan dalam bentuk tabel, juga telah diberikan contoh soal dan jawaban dalam rangka mengisi Rekap Nilai (RN) Bulanan tersebut. Telah pula dijelaskan tentang 70% poin yang bersumber dari "Produktivitas" dengan Kriteria Penilaian (KP) disusun oleh HR Contact dalam Form Anajab. Adapun 30% poin bersumber dari "Non Produktivitas" yang meliputi "Integritas" dan "Kompetensi" (plus "Kepemimpinan & Berpikir Analitis" untuk L-3 dan "Kepemimpinan, Berpikir Analitis, dan Berpikir Strategis" untuk L-2) yang tabel-nya juga sudah dijelaskan di atas.

Contoh Rekap Nilai (RN) BPR : Simulasi Berdasarkan Jasa Produksi Jan-Des 2012

Monitoring masa berakhir kontrak kerja

Pertanyaan :

Siapa yang memonitor habisnya kontrak karyawan ?

Jawab :

Dalam keseharian, secara praktek, karyawan menjalankan tugasnya di BPR. Secara fisik dengan demikian karyawan berhubungan dengan atasannya di BPR. Maka monitoring berakhirnya masa kontrak kerja juga ada di BPR.

Masalahnya, ada karyawan yang bahkan lupa kapan masa kontrak kerjanya berakhir. Oleh sebab itu, dengan adanya HR Contact yang mengadministrasikan HRIS, monitoring berakhirnya masa kontrak kerja karyawan juga dilakukan oleh HR Contact sejak terbentuknya HR Contact pada 1 Nopember 2013.

Yang harus dilakukan oleh HR Contact kalau ada karyawan yang kontrak kerjanya akan habis 1 bulan lagi (atau bahkan sekarang ini sudah habis) adalah :
(1) Memberitahu secara tertulis kepada Direksi BPR, kemudian Rekomendasi dari Direktur BPR (diangkat tetap / diperpanjang kontraknya / kontraknya tidak diperpanjang) diberitahukan lewat email oleh HR Contact ke HRD Group (untuk pengadministrasian saja)
(2) HR Contact akan diberi jawaban email tentang rekomendasi Direksi BPR tersebut, dan berdasarkan jawaban ini maka BPR menerbitkan SK Pengangkatan / Perpanjangan Kontrak / Surat Keterangan Kerja (bagi yang kontraknya tidak diperpanjang).
(3) Fotokopi SK Pengangkatan oleh Direksi BPR / Perpanjangan (Pembaruan) Kontrak / Surat Keterangan Kerja yang diterbitkan Direksi BPR diemail ke HRD Group (untuk pengadministrasian saja).

Jadi tertib administrasi ini cukup dilakukan dengan 3 langkah mudah tersebut.

Semoga bermanfaat.

Salam modernisasi & pengembangan,

Tinus

Rekap Nilai untuk L-4, L-3, L-2 : Kompetensi & Produktivitas

Dalam pembahasan sebelumnya, kita sudah mendapatkan penjelasan tentang apa itu Kriteria Penilaian (KP) dan apa itu Rekap Nilai (RN). Kriteria Penilaian (KP) adalah kriteria yang ditentukan oleh Direksi BPR tentang apa yang harus dilakukan oleh karyawan dalam setiap Aktivitas supaya mendapat nilai A atau B atau C atau D atau E. Kriteria Penilaian (KP) ini dituliskan di Form Anajab dan nantinya di akhir Desember 2013 ditandatangani bersama antara Direksi dengan karyawan yang bersangkutan, sehingga sama-sama ada kejelasan dan ketegasan tentang apa yang harus dilakukan sejak awal 2014 sampai akhir 2014.

Kemudian, berdasarkan Kriteria Penilaian (KP) itu, pada setiap akhir bulan sejak Januari 2014 akan dilakukan Rekap Nilai (RN) yang secara administratif dilakukan oleh HR Contact tetap yang melakukan penilaian / memberikan nilai adalah Direksi. Sekali lagi, penilaian dilakukan berdasarkan pada Kriteria Penilaian (KP) yang sudah dituliskan di Form Anajab. Oleh karena itu dapat kita pahami bersama bahwa Aktivitas dan Kriteria Penilaian yang tidak jelas dan tidak tegas di Form Anajab akan menimbulkan perdebatan antara Direksi dengan karyawan pada saat dilakukan penilaian pada akhir bulan Januari 2013. Dalam hal ini, hendaknya Kriteria Penilaian A-B-C-D-E dituliskan dengan kalimat yang seperlunya saja tetapi mudah dipahami (tidak multitafsir). 

Untuk Rekap Nilai karyawan dengan Level L-4, maka ada 3 sumber, yaitu :

(1) Integritas dan Kompetensi
Yang digunakan sebagai norma / kriteria untuk menilai adalah Peraturan Perusahaan, SOP, dan Budaya Kerja.
(1.a) Integritas dinilai dari Teguran Lisan (dituangkan dengan Berita Acara Teguran (BAT)), Surat Peringatan I, Surat Peringatan II, Surat Peringatan III yang diterima oleh karyawan hanya dalam bulan-bulan yang terkait. 
(1.b) Kompetensi dinilai dari Pengetahuan, Ketrampilan, dan Personal Character seorang karyawan dalam bidang pekerjaannya. Penilaian ini memang bersifat kualitatif, meskipun tetap ada rambu-rambunya. 

(2) Produktivitas
Penilaian tentang produktivitas inilah yang dibahas dan ditulis panjang lebar dalam Form Anajab. Penilaian tentang produktivitas oleh karena itu sangat tergantung pada Form Anajab pada masing-masing bidang kerja / posisi jabatan, dan tidak bisa disamaratakan.

(3) Nilai Penambah atau Pengurang
Tidak dapat dipungkiri bahwa semakin modern suatu manajemen maka haruslah semakin komprehensif / memandang secara utuh atas hal-hal yang dinilainya. Temuan-temuan SKAI dan hasil-hasil diskusi dengan HRD akan menghasilkan nilai penambah atau pengurang setelah didiskusikan dengan Direksi. 
(3.a) Karyawan yang menerima tugas-tugas tambahan dari Direksi sudah sepatutnya mendapatkan Nilai Penambah setelah didiskusikan antara Direksi dengan HRD.
(3.b) Karyawan yang menjadi penyebab dalam suatu kredit bermasalah tetapi secara aktif menangani / menyelesaikannya sesuai arahan Direksi (padahal itu bukan merupakan Anajabnya), maka layak mendapatkan Nilai Penambah setelah didiskusikan antara Direksi dengan SKAI.
(3.b) Karyawan yang menjadi penyebab dalam suatu kredit bermasalah tetapi secara nyata tidak mampu menangani / menyelasikannya padahal sudah mendapatkan arahan Direksi (dan itu merupakan Anajabnya), maka layak mendapatkan Nilai Pengurang (selain karena tentu saja sudah mendapatkan Surat Peringatan) setelah didiskusikan antara Direksi dengan SKAI. Dengan demikian, karyawan seperti ini dimungkinkan mendapatkan hukuman ganda : (3.b.i) Menerima Surat Peringatan karena integritasnya kurang / jelek kalau memang ada unsur kesengajaan, (3.b.ii) Menerima Nilai Pengurang karena membahayakan aset perusahaan (sebab kredit adalah aset perusahaan). Namun, dalam kasus yang berbeda, karyawan dimungkinkan hanya mendapatkan Nilai Pengurang saja, tanpa mendapatkan Surat Peringatan karena memang dia tidak ada unsur kesengajaan (= integritasnya baik) tetapi dalam menangani / menyelesaikan kredit bermasalah itu dia tidak mampu (=hukumannya hanya 1 macam, yaitu : Nilai Pengurang saja).  

Untuk Rekap Nilai (RN) karyawan Level L-3 adalah sama dengan Level L-4 tetapi ada penambahan yaitu kepemimpinan dan berpikir analitis. Tentang hal ini akan diuraikan dalam tulisan edisi mendatang, dengan menggunakan sumber Kamus Kompetensi Spencer & Spencer yang "soft-copy"-nya sudah diberikan kepada HR Contact dalam Pelatihan Teknis 1 Nopember 2013 dan dapat pula di-copy dari e-mail kelas kelompok belajar bersama studyclubhr@gmail.com (bagi yang lupa passwordnya, bisa SMS ke TNS).

Untuk Rekap Nilai (RN) karyawan Level L-2 adalah sama dengan Level L-3 tetapi ada penambahan yaitu berpikir strategis. Tentang hal ini akan diuraikan dalam tulisan edisi mendatang, dengan menggunakan sumber Kamus Kompetensi Spencer & Spencer.

Terima kasih atas perhatian dan kerja sama yang diberikan, demi kemajuan organisasi dan bisnis kita bersama.

Semoga kita semua selalu dalam berkat dan lindungan Tuhan Yang Mahaesa.

-----o0o-----

Tulisan dan diagram dibuat oleh Constantinus. 

Perbandingan antara Kriteria Penilaian (KP) dalam Form Anajab, dengan Rekap Nilai (RN) yang didapat oleh karyawan setiap bulannya

Gambar di atas menunjukkan adanya 5 macam Kriteria Penilaian (KP) bagi setiap Aktivitas yang dituliskan dalam Form Anajab. 

Kualitas STANDAR mendapat nilai C, sedangkan kualitas DI ATAS STANDAR = BAIK mendapat nilai B. Kualitas SANGAT BAIK mendapat nilai A.

Dalam Form Anajab, untuk setiap Aktivitas juga harus dituliskan Kriteria Penilaian (KP) yang mendapat nilai D (artinya KURANG = DI BAWAH STANDAR) dan E (artinya JELEK = JAUH DI BAWAH STANDAR).

Perlu diperhatikan bahwa karyawan yang mendapat nilai D atau E sudah tidak boleh bekerja lagi di BPR Restu Group.

Gambar tersebut di atas menunjukkan bahwa pada setiap BPR, dalam Rekap Nilai (RN) yang disusun setiap akhir bulan oleh HR Contact (dilaporkan lewat email paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya ke Praktisi Psikologi Industri / HRD BPR Restu Group) : mayoritas karyawan di BPR tersebut mendapatkan nilai B sesuai Kriteria Penilaian (KP) yang sudah ditulis di Form Anajab masing-masing. Artinya, mayoritas karyawan memang memiliki "performance" DI ATAS STANDAR = BAIK.

10-20% karyawan yang mendapatkan nilai A adalah karyawan yang SANGAT BAIK dan memiliki POTENSI menjadi kader pemimpin. 

Perlu diperhatikan bahwa apabila ternyata mayoritas karyawan mendapat nilai A dalam sebuah BPR, maka Kriteria Penilaian (KP) dalam BPR tersebut adalah "terlalu mudah dicapai" sehingga tidak bisa secara jeli membedakan karyawan yang STANDAR (C) , BAIK (B), SANGAT BAIK (A). Dalam hal demikian, maka Kriteria Penilaian (KP) harus ditulis ulang dengan berkonsultasi dengan HRD BPR Restu Group.

Dimungkinkan bahwa masih ada 10-20% karyawan yang dalam Rekap Nilai (RN) bulanan tersebut memiliki nilai C. Hal ini harus mendapatkan perhatian khusus Direksi, supaya bisa berubah menjadi nilai B atau bahkan menjadi A dalam bulan berikutnya.  Atau kalau justru "turun" menjadi D atau E, maka harus tidak lagi masuk dalam tim BPR. Perlu untuk diperhatikan bahwa karyawan yang mendapat nilai C seharusnya sudah mendapat (minimal) Peringatan Lisan dengan Berita Acara Tertulis, supaya secara tegas dan jelas mengetahui hal-hal apa yang harus diperbaikinya supaya dia mendapat nilai B.

Terima kasih perhatian dan kerja sama yang diberikan.

Semoga kita semua selalu dalam berkat dan lindungan Tuhan Yang Mahaesa.

-----o0o-----

Tanya Jawab Anajab : Apa itu Wewenang ?

Pertanyaan :

Dalam mengisi Anajab, ada kolom tentang Wewenang. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan Wewenang ini.

Jawaban :

Wewenang adalah apa yang boleh diputuskan oleh seseorang secara mandiri. Artinya, dalam mengambil keputusan atau menjalankan Aktivitas tersebut, dia tidak usah bertanya atau meminta pertimbangan / persetujuan dari siapapun.

Contoh 1 :

Nama Jabatan : HR Contact
Nama Aktivitas : Menyimpan dan mengadministrasikan Asli HRIS di BPR
Wewenang :  Asli HRIS level Staf dan Supervisor
(Artinya : Asli HRIS level Manajer dan Direksi disimpan dan diadministrasikan oleh Direksi, bukan oleh HR Contact)


Contoh 2 :

Nama Jabatan : HR Contact
Nama Aktivitas : Menyusun dan meng-update Anajab
Wewenang : (1) Membuat rancangan Anajab untuk selanjutnya dimintakan pengesahannya kepada Direksi BPR, (2) Meminta tanda tangan karyawan yang bersangkutan pada Anajab yang sudah disetujui oleh Direksi BPR
(Artinya : Tidak boleh meminta tanda tangan karyawan pada Anajab kalau Anajab itu belum disetujui oleh Direksi BPR)

Contoh 3 :

Nama Jabatan : HR Contact
Nama Aktivitas : Meng-update struktur organisasi BPR
Wewenang : (1) Membuat rancangan struktur organisasi BPR sesuai dengan kondisi terkini untuk selanjutnya dimintakan pengesahannya kepada Direksi BPR, (2) Melepas struktur organisasi BPR yang lama dan menggantinya dengan struktur organisasi BPR yang baru (yang sudah disetujui dalam arti sudah ditandatangani oleh Direksi BPR.
(Artinya : Untuk melepas struktur organisasi yang lama dan menggantinya dengan struktur organisasi yang baru, HR Contact tidak perlu izin Direksi BPR, asalkan struktur organisasi BPR yang baru tersebut sudah disetujui (ditandatangani) oleh Direksi BPR)

Semoga bermanfaat.